Podpis elektroniczny - najczęściej zadawane pytania

1. Komunikacja ze wszystkimi jednostkami administracji publicznej:

Program Płatnik (podpisywanie deklaracji ZUS);
e-Deklaracje (wtyczka w Adobe);
ZUS PUE (Platforma Usług Elektronicznych);
JPK (Jednolity Plik Kontrolny);
GIIF (Główny Inspektor Informacji Finansowych);
e-KRS (S24 oraz RDF);
OSK (Ośrodki Szkoleń Kierowców);
e-zdrowie (dokumentacja medyczna w formie elektronicznej);
e-zwolnienia (zwolnienia w formie elektronicznej);
PSE (Polskie Sieci Energetyczne);
CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej);
ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej; Logowanie i rejestracji);
JEDZ (Platforma e-zamówień; e-Podpis na ofertach realizowany w aplikacji proCertum SmartSign);
Emp@tia (Portal informacyjno-usługowy);
e-KRK (Krajowy Rejestr Karny);
ePEFRON2 (Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych);
UDO (platforma Urzędu Dozoru Technicznego)
Wsparcie dla aplikacji proCertum SmartSign (Oprogramowanie do składania i weryfikacji e-podpisu):
a) przy zdalnym zawieraniu umów cywilno-prawnych,
b) do podpisywania faktur elektronicznych.
Urząd Celny – składanie deklaracji i dokumentów do Urzędu Celnego za pomocą aplikacji e-Zefir, np. deklaracji dla podatku akcyzowego wymaga posiadania podpisu elektronicznego.
GIODO – elektroniczna komunikacja z GIODO poprzez podpisywanie formularzy zgłoszenia zbioru danych osobowych generowanych w ramach platformy e-GIODO.
PARP - Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości – w ramach ubiegania się o dotacje unijne PARP umożliwia złożenie odpowiednich wniosków drogą elektroniczną jedynie w przypadku opatrzenia ich podpisem elektronicznym
Sądy powszechne - składanie pism procesowych w ramach procedury elektronicznego postępowania upominawczego (tzw. e-sąd).

2. Relacje biznesowe (B2B):

Zdalne zawieranie umów cywilno-prawnych. Podpis elektroniczny jest równoważny odręcznej sygnaturze dlatego umożliwia podpisywanie wszelkiego rodzaju umów między przedsiębiorstwami.

Udział w zabezpieczonych aukcjach i przetargach elektronicznych organizowanych za pośrednictwem odpowiednich platform internetowych. W przypadku zamówień publicznych istnieje obowiązek złożenia zgłoszenia opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Podpis elektroniczny w HR –zgodnie z ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może przechowywać akta pracownicze w formie elektronicznej. Zdecydowana większość dokumentów związanych z zatrudnieniem (np. kontrakt menadżerski, umowa zlecenie, umowa o dzieło, umowa o pracę) oraz obsługą spraw pracowniczych (np. regulamin wynagradzania, regulamin premiowania, wniosek urlopowy, rozliczenie delegacji) może być podpisywana z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. Posiadając kwalifikowany podpis elektroniczny pracodawca jak i pracownik mogą podpisać niemal każdy dokument w relacji miedzy sobą. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest wymagany, o ile dla danego dokumentu jest prawnie wymagane zachowanie formy pisemnej pod rygorem nieważności. Dzięki takiemu rozwiązaniu HR jak i pracownik oszczędzają czas, podpisując umowy zdalnie w zaledwie kilka minut od ich wysyłki lub otrzymania.

3. Relacje Twojej firmy z Klientami:

E-faktury – wygodne przesyłanie faktur elektronicznych drogą online. Obowiązujące prawo wymaga odpowiedniego zapewnienia wiarygodności e-faktur, które można zapewnić poprzez potwierdzenie dokumentu podpisem elektronicznym.

Wiarygodna korespondencja elektroniczna z klientami dzięki podpisywaniu dokumentów i wysyłce via e-mail, komunikatory, P2P, etc.

4. E-zdrowie – praca lekarzy i służby zdrowia

Autoryzacja dokumentacji medycznej prowadzonej przez placówkę służby zdrowia – zgodnie z wymogami ustawy od 1 sierpnia 2014 r. dokumentacja musi być prowadzona w formie elektronicznej, a jedną z metod jej weryfikacji jest użycie podpisu elektronicznego.

Uzyskanie danych zgromadzonych w Systemie Informacji Medycznej z zastosowaniem podpisu elektronicznego.

Przesyłanie wniosków dotyczących praktyki lekarskiej drogą elektroniczną dzięki użyciu podpisu elektronicznego.

To zależy od rodzaju zestawu. Najbardziej elastyczny jest zestaw z aplikacją SimplySign  - działa z powodzeniem na najpopularniejszych platformach: Windows, macOS oraz Linux, a także na wszystkich urządzeniach mobilnych z systemem Android oraz iOS.

Zestawy MINI oraz STANDARD  działają wyłącznie na platformach Windows, macOS oraz Linux.

Najpierw wybierz zestaw, który będzie dla Ciebie odpowiedni i dobierz do niego pakiet aktywacyjny. Umów się następnie na krótkie spotkanie, na którym wspólnie przygotujemy umowę i zweryfikujemy Twoją tożsamość. Podpisane dokumenty będą musiały trafić do Certum. To ono jest odpowiedzialne za wydanie Twojego e-podpisu. Po pozytywnej weryfikacji, na swój adres mailowy otrzymasz certyfikat w postaci kodu. Ostatnim krokiem jest wgranie certyfikatu na kartę lub aplikację (zależy jaką opcję wybrałeś przy zakupie). Spokojnie, całą instrukcję znajdziesz w treści maila. Nadajesz PIN i gotowe!

Sam zestaw nie posiada certyfikatu i jest nieaktywny. Nie możesz zatem jeszcze podpisywać dokumentów. Zestaw to jedynie narzędzie, które jest miejscem do przechowywania certyfikatu kwalifikowanego, czyli Twojego spersonalizowanego e-podpisu. Rozwiń pytanie wyżej i przeczytaj, jak wygląda proces uzyskiwania podpisu elektronicznego.

Jeśli posiadasz obywatelstwo polskie, numer PESEL jest wymagany. Jeżeli natomiast nie posiadasz nr PESEL (czyli np. jesteś obcokrajowcem) nie ma przeszkody byś uzyskał podpis elektroniczny. Pamiętaj jednak, że niektóre Urzędy go wymagają. Urząd Skarbowy nie przyjmie dokumentów opieczętowanych e-podpisem bez NIP-u lub nr PESEL. Warto zatem zastanowić się, czy na pewno nie będziesz chciał wykorzystywać podpisu elektronicznego w tym celu w przyszłości.

Niestety nie. PESEL to bardzo istotna dana w certyfikacie. Jeżeli jej od początku nie umieścimy, nie możemy jej później dodać. Potrzebny byłby do tego zupełnie nowy certyfikat, co wiąże się z poniesieniem dodatkowych kosztów i przejściem całej procedury od początku.

Najbardziej popularny jest certyfikat uniwersalny, inaczej zwany osobistym. Widoczne dane dotyczą głównie Twojego imienia i nazwiska. Możemy go wykorzystywać w imieniu własnym, jak i w imieniu firmy, której jesteśmy częścią.

Druga możliwość to certyfikat firmowy. Tutaj oprócz imienia i nazwiska znajdują się również dane firmy (nazwa, adres, REGON i NIP). W tym przypadku możemy posługiwać się certyfikatem wyłącznie w imieniu firmy.

Oprócz różnic z pytania wyżej certyfikat. firmowy stosują w większości organy władzy publicznej np. premier, prezydent, burmistrz, wojewoda itp. Jeżeli chcemy brać udział w przetargach, warto też zwrócić uwagę na ich specyfikację. Być może wtedy również będzie wymagany certyfiakt z danymi firmy.

Końcowa cena podpisu elektronicznego to zestaw + pakiet aktywacyjny. Nasz dojazd do Ciebie w granicach Warszawy jest zawsze gratis 🙂

Tak naprawdę zależy to od Twoich potrzeb. Jeżeli całkiem nieźle radzisz sobie z obsługą smartfona i komputera, to zdecydowanie polecamy opcję w chmurze, czyli aplikację SimplySign. Mając ją w telefonie, możesz korzystać z e-podpisu zawsze i w każdym miejscu z dostępem do internetu. To jedyna taka opcja w Polsce.

Jeżeli wolisz tradycyjne rozwiązania i lubisz mieć dodatkowe urządzenia, polecamy Zestaw Mini z fizycznym czytnikiem i kartą. Ty decydujesz, my jedynie doradzamy.

E- podpisu możesz zacząć używać w momencie wydania certyfikatu przez Certum i wgrania go na kartę. Dokładny opis znajdziesz w pytaniu numer 2. Ważność certyfikatu biegnie od czasu wydania go przez Centrum Certyfikacji. Okres ważności wybierasz w momencie zakupu zestawu. Opcje do wyboru to 1 rok lub 2 lata. Pod koniec upływu tego czasu możesz certyfikat odnowić na kolejny okres.

Czas wyrobienia podpisu elektronicznego wynosi od 30 minut do 7 dni od momentu weryfikacji tożsamości. Co to oznacza? Po dokonaniu wszystkich formalności, czyli podpisania papierowej umowy przez osobę ubiegającą się o podpis oraz osobę upoważnioną do tej czynności, wysyłane są dokumenty do Centrum Certyfikacji. Najszybsza opcja (TURBO) od 30 do 60 minut. Partner wysyła dokumenty drogą elektroniczną w celu ich sprawdzenia i wydania certyfikatu. Kolejna opcja wynosi od 24h do 48h (EKSPRES). Istnieje jeszcze opcja wysyłki dokumentów listownie (EKONOMICZNY), wtedy jest to 7 dni od momentu wpłynięcia dokumentów do centrum certyfikacji.

W przypadku certyfikatu osobistego potrzebujesz ważny dowód osobisty lub paszport. W przypadku obcokrajowca dowód tożsamości musi być ważny tak długo, na jak długo wydawany jest podpis elektroniczny. Jeśli ważność dokumentu tożsamości wygasa wcześniej, niż ważność certyfikatu, wówczas podpis dla obcokrajowca nie może zostać wydany.

W przypadku certyfikatu firmowego ważny dowód osobisty lub paszport, wyciąg z KRS lub CEiDG, pełnomocnictwo - jeżeli go potrzebujesz, zdarza się, że również dokument nadania NIP-u i REGONU firmy. W przypadku osób piastujących stanowiska publiczne - dokument powołania lub mianowania na dane stanowisko.

Są dwa rodzaje podpisywania dokumentów: podpis zewnętrzny i wewnętrzny. Możesz o tym zdecydować w opcjach oprogramowania SmartSign (znajdziesz ją w ustawieniach). Jeżeli będzie Ci zależało na graficznej formie swojego podpisu, możesz ustawić tzw. faksymile, czyli Twój odręczny podpis umieszczony np. w formacie graficznym jpg.

Niestety, ma zdalnej możliwości weryfikacji tożsamości. Podpisać umowę może jedynie osoba, na którą będzie wydawany certyfikat. To jej tożsamość jest weryfikowana na spotkaniu zgodnie z odpowiednio potwierdzającym to dokumentem. 

Niestety nie. Ze względu na bezpieczeństwo zgubiony certyfikat powinno się (najlepiej dość szybko) unieważnić, a następnie wyrobić nowy certyfikat. Certum nie wydaje duplikatów, jak to jest w przypadku operatorów telefonii komórkowych. Dlatego tak ważne jest odpowiednie dbanie i przechowywanie sprzętu.

Nie. Jeżeli dana osoba zmienia nazwisko, musi się liczyć z wyrobieniem nowego certyfikatu oraz zawarcia nowej umowy.